PardisIT.
     
نرم افزار مدیریت و اشتراک گذاری اسناد

پرونده ها و مدارك ادارى، اسناد ملكى، گزارشها، نقشه ها، قراردادها، پرونده هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش ترين دارائيهاى اطلاعاتى سازمان ها هستند كه بايد در مورد آنها به حفاظت، نگهدارى، سرعت دسترسى، طبقه بندى و اعمال سطوح امنيتى دسترسى، توجه ويژه اى شود. بعضاً اين اسناد كه نسخ الكترونيكى هم دارند در يك محل متمركز و تحت حفاظت نگهدارى نشده و در واحدهاى مختلف يك سازمان پراكنده مى باشند. كه مى توان انبوه اين مستندات (اغلب در زونكن نگهدارى مى شوند) را در همه جا مشاهده نمود.

چرا نرم افزار مدیریت اسناد: از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلايل مختلف، از دست دادن منابع زمانى و ريالى زيادى را در پى دارد و تلاش هاى چند باره اى را براى بازگرداندن آنها مى شود.در حالى كه راه حل صحيح، نگهدارى متمركز اطلاعات روى سرورهاى مركزى و طبقه بندى آنها، به روز نگهداشتن ابزارهاى حفاظت الكترونيك و نگهدارى نسخ پشتيبان از دانش سازمانى و استفاده از نرم افزارهاى آرشيو الكترونيك مى باشد. مديريت صحيح و تسهيل گردش اين مستندات در سازمان، نگهدارى نسخ فيزيكى و حفاظت آنها از جمله مسائل مهم اين حوزه مى باشد.از طرف ديگر با ايجاد فناوري هاي نوين انتقال اطلاعات، مديريت اسناد و اطلاعات بدون استفاده از سيستم هاي نرم افزاري مناسب كاري بسيار مشكل خواهد بود. اين سيستم ها كه به سيستم هاى مكاتباتى موسوم گشته اند باعث ايجاد تحولى در گردش اطلاعات و اسناد در سازمان ها شده اند. مجموعه فعاليت ها و اقدامات و تجهيزاتي كه براي توليد، طبقه بندى و ثبت مستندات اداري صرف مي شوند سيستم هاي آرشيو را تشكيل مي دهند و عمليات آرشيو الكترونيك مستندات، بطور ساده مجموعه اقداماتي است كه براي مكانيزه كردن دسترسى به اسناد و مدارك سازمانى و افزايش سرعت گردش آن در سازمان صورت مي پذيرد. اين گونه اقدامات غالباً به منظور مديريت، پشتيباني و نگهداري و توزيع ساده اطلاعات و اسناد در محيط هاي اداري و فني طراحي شده و موجب بهينه سازى عملكرد سازمان و افزايش بهره ورى مي شوند.

  • مديريت متمركز: با استفاده از نرم افزار آرشيو الكترونيك مي توان طبقه بندي هاي متنوعي براي اطلاعات و اسناد تعريف نمود و از توليد نسخ اضافي و تعدد بايگاني ها و طبعاً نيروها كاست، اين كار با به حداقل رساندن اختلاف برداشت و سليقه كاربران، مراحل طولاني بايگاني مستندات را نيز به ميزان قابل ملاحظه اي كاهش مي دهد.
  • طبقه بندي صحيح و سهولت جستجو و دسترسي: با مديريت متمركز در طبقه بندي و استخراج مفاهيم و كلمات كليدي و ثبت آنها در سيستم، در كنار ثبت تصاوير يا اصل فايل اسناد، مي توان مطمئن بود كه در صورت جستجوي يك موضوع، كليه اسناد و سوابق مربوط به آن استخراج خواهد شد و نتايج جستجو كامل و دقيق خواهد بود. بنابراين اطلاعات كامل در مورد يك پرونده، مشترى، پروژه و ... براحتى در دسترس خواهد بود.
  • گردش صحيح و پيگيري دقيق: فايل توليد يا تصوير شده از اسناد، با مديريت متمركز در گردش اسناد داخل شبكه جابجا مي شود و زمان هاي رسيدگي و گردش كار آن ثبت شده و كنترل عملكرد افراد نيز به سهولت ممكن خواهد بود. دراين مسير ديگر نگران مفقود شدن و طولاني بودن زمان گردش اسناد نخواهيد بود و آخرين وضعيت سند در هر زمان و هر نقطه قابل پيگيري مي باشد. در مورد فرم هاى ايزو نيز مى توان فرم ها را در سيستم طراحى نمود، به گردش انداخت و مسيرهاى گردش را با موتور گردش كار، مديريت نمود.
  • حفاظت مطلوب از اطلاعات و اسناد: سيستم هاي كامپيوتري با برخورداري از سيستم حفاظتي كامل و مطمئن در چند لايه كليه عمليات انجام شده روي اسناد را ثبت كرده و براساس نام و سطح مجاز دسترسي تعيين شده براي هر كاربر، كنترل و پيگيري هاي لازم را ميسر مي نمايند.
  • توزيع شدگى و سرعت بالاى دسترسى: در يك سيستم آرشيو مستندات، مى توان براساس انواع اطلاعات ثبت شده، حوزه مستندات مورد نظر را از مكان هاى مختلف جستجو نمود و با استفاده از نتايج جستجو تمامى مسائل پيرامون يك مطلب را بررسى نمود. سرعت بالاى جستجو و پيدا كردن مستند هدف و امكان به اشتراك گذارى مستندات و به گردش انداختن مستندات از نتايج استفاده از اين سيستم ها مى باشد.
  • كار تيمى: با استفاده از سيستم مديريت اسناد مى توان به صورت تيمى روى توليد و توسعه يك مستند كار كرد. در اين حالت سيستم با مكانيزم هاى توليد شده كنترل كار همزمان افراد را بر عهده گرفته و نسخ مختلف با استفاده از امكان Check In\Check Out نگهدارى خواهد نمود.
  • صرفه جويي در هزينه ها و ...: در فضايي كوچك تر از يك كمد عادي بايگاني مي توان اطلاعات يك وزارتخانه و يا يك بانك را نگهداري نمود، از چاپ نسخه هاى متعدد اسناد جلوگيرى نمود و سازمانى چابكتر را به وجود آورد.
  • دانشگاه یزد
  • سازمان بهزیستی استان یزد
محصولات شرکت
 






SMB Engineer Copyright © 2009 شرکت پردیس فناور ایساتیس. All Rights Reserved.
Powered By: PardisIT.