PardisIT.
     
آرشیو الکترونیک

arshive.jpg

پرونده ها و مدارك ادارى، اسناد ملكى، گزارشها، نقشه ها، قراردادها، پرونده هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش ترين دارائيهاى اطلاعاتى سازمان ها هستند كه بايد در مورد آنها به حفاظت، نگهدارى، سرعت دسترسى، طبقه بندى و اعمال سطوح امنيتى دسترسى، توجه ويژه اى شود. بعضاً اين اسناد كه نسخ الكترونيكى هم دارند در يك محل متمركز و تحت حفاظت نگهدارى نشده و در واحدهاى مختلف يك سازمان پراكنده مى باشند. كه مى توان انبوه اين مستندات (اغلب در زونكن نگهدارى مى شوند) را در همه جا مشاهده نمود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلايل مختلف، از دست دادن منابع زمانى و ريالى زيادى را در پى دارد و تلاش هاى چند باره اى را براى بازگرداندن آنها مى شود.

در حالى كه راه حل صحيح، نگهدارى متمركز اطلاعات روى سرورهاى مركزى و طبقه بندى آنها، به روز نگهداشتن ابزارهاى حفاظت الكترونيك و نگهدارى نسخ پشتيبان از دانش سازمانى و استفاده از نرم افزارهاى آرشيو الكترونيك مى باشد. مديريت صحيح و تسهيل گردش اين مستندات در سازمان، نگهدارى نسخ فيزيكى و حفاظت آنها از جمله مسائل مهم اين حوزه مى باشد. اين سيستم ها كه به سيستم هاى مكاتباتى موسوم گشته اند باعث ايجاد تحولى در گردش اطلاعات و اسناد در سازمان ها شده اند. مجموعه فعاليت ها و اقدامات و تجهيزاتي كه براي توليد، طبقه بندى و ثبت مستندات اداري صرف مي شوند سيستم هاي آرشيو را تشكيل مي دهند و عمليات آرشيو الكترونيك مستندات، بطور ساده مجموعه اقداماتي است كه براي مكانيزه كردن دسترسى به اسناد و مدارك سازمانى و افزايش سرعت گردش آن در سازمان صورت مي پذيرد. اين گونه اقدامات غالباً به منظور مديريت، پشتيباني و نگهداري و توزيع ساده اطلاعات و اسناد در محيط هاي اداري و فني طراحي شده و موجب بهينه سازى عملكرد سازمان و افزايش بهره ورى مي شوند.

مزایای استفاده از آرشیو الکترونیکی
  • ايجاد سهولت در آرشيو، طبقه‌بندي و دسترسي به اسناد
  • كاهش حجم بايگاني و امكان ذخيره الكترونيكي اسناد
  • بالا بردن ايمني اسناد در مقابل حوادث طبيعي و غيرطبيعي
  • حذف عمليات تكراري و غيرضروري در آرشيو نمودن اسناد
  • از بين رفتن مخاطرات ناشي از جابجايي اسناد و جلوگيري از گم شدن و بروز آسيب هاي فيزيکي احتمالي
  • فراهم آوردن امكان انواع جستجو بر روي متن اسناد ، فيلدهاي اطلاعاتي و ساختار طبقه بندي اسناد
  • دسترسي به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طريق بستر شبکه داخلي شركت و يا درصورت تمايل از طريق سرويس‌دهنده وب با امكان تعريف سطوح مختلف امنيتي
  • امكان كنترل و نظارت مديريت بر نحوه بايگاني و نحوه دسترسي كاربران مختلف به اسناد فني
  • امكان تبادل اسناد به‌صورت الكترونيكي جهت افزايش سرعت دسترسي، سهولت در تكثير با حفظ ايمني و رعايت حدود دسترسي
  • افزايش كارايي مديران در بررسي گزارش‌ها و تصميم‌گيري‌هاي مقتضي بر اساس اطلاعات دسته‌بندي شده و به‌روز
معایب عدم استفاده از آرشیو الکترونیکی
  • عدم وجود سیستم ها ی حافظتی
  • در دسترس نبودن اسناد در هنگام نیاز به آنها
  • پراکندگی اسناد ومدارک در بایگانی های متعدد
  • عدم کنترل یکپارچه بر دسترسی مجاز به اسناد
  • عدم مدیریت متمرکز بر نحوه دسترسی وبروز رسانی اسناد
  • هزینه های فوق العاده بالا در نگهداری سوابق اسناد و مدارک
  • وجود نسخه های متعدد از یک سند وعدم هماهنگی در بروز رسانی اسناد
  • استفاده از بایگانی در چند محل از طريق شبكه‌های داخلی و اينترنت
  • امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی
  • امکان بروز رسانی اوراق و اسناد بايگاني شده
  • اعمال انواع متنوع طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان
  • سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد
  • استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده
  • تعریف انواع مختلف اسناد بر حسب نیاز سازمان
  • امکان جستجو با تمامی فیلد های تعریف شده در اسناد
  • امکان گزارش گیری از عملکرد کاربران
  • قفل گذاری بر روی پرونده ها برای جلوگیری از ویرایش و یا حذف شدن
  • تعریف پیغام هشدار برای پرونده ها
  • امکان ویرایش تصویراسناد
  • امکان ردگیری و پیگیری کلیه عملیات انجام شده توسط کاربران در سیستم
  • امکان گزارش گیری از عملکرد کاربران
  • تعریف سطح دسترسی برای کاربران و گروه های کاربری با توجه به نقش آنها در سیستم
  • تعیین سطح دسترسی کاربران به منوهای موجود در سیستم با تعیین نوع عملیات
  • ارائه آمار و گزارش های متنوع مورد نیاز سازمان و مدیران
  • امکان چاپ کلیه اسناد ویا یک سند از پرونده
  • قابلیت شخصی سازی لیست گزارشات
  • اداره کل ثبت اسناد و املاک استان خراسان جنوبی
  • اداره کل ثبت اسناد و املاک استان یزد
  • اداره کل ثبت اسناد و املاک استان قم
  • اداره کل ثبت اسناد و املاک استان لرستان
  • اداره کل ثبت احوال استان یزد
  • اداره کل ثبت احوال استان کرمان
  • شرکت سهامی برق منطقه ای کرمان واحد بهره برداری
  • سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی استان یزد
  • اداره کل ثبت اسناد و املاک استان همدان
  • دانشگاه یزد
  • دانشگاه علوم پزشکی شهید صدوقی یزد
  • سازمان بهزیستی استان یزد
  • امور اراضی سازمان جهاد کشاورزی یزد
  • جمعیت هلال احمر یزد
محصولات شرکت
 






SMB Engineer Copyright © 2009 شرکت پردیس فناور ایساتیس. All Rights Reserved.
Powered By: PardisIT.