پرونده ها و مدارك ادارى، اسناد ملكى، گزارشها، نقشه ها، قراردادها، پرونده هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش ترين دارائيهاى اطلاعاتى سازمان ها هستند كه بايد در مورد آنها به حفاظت، نگهدارى، سرعت دسترسى، طبقه بندى و اعمال سطوح امنيتى دسترسى، توجه ويژه اى شود. بعضاً اين اسناد كه نسخ الكترونيكى هم دارند در يك محل متمركز و تحت حفاظت نگهدارى نشده و در واحدهاى مختلف يك سازمان پراكنده مى باشند. كه مى توان انبوه اين مستندات (اغلب در زونكن نگهدارى مى شوند) را در همه جا مشاهده نمود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلايل مختلف، از دست دادن منابع زمانى و ريالى زيادى را در پى دارد و تلاش هاى چند باره اى را براى بازگرداندن آنها مى شود.

در حالى كه راه حل صحيح، نگهدارى متمركز اطلاعات روى سرورهاى مركزى و طبقه بندى آنها، به روز نگهداشتن ابزارهاى حفاظت الكترونيك و نگهدارى نسخ پشتيبان از دانش سازمانى و استفاده از نرم افزارهاى آرشيو الكترونيك مى باشد. مديريت صحيح و تسهيل گردش اين مستندات در سازمان، نگهدارى نسخ فيزيكى و حفاظت آنها از جمله مسائل مهم اين حوزه مى باشد. اين سيستم ها كه به سيستم هاى مكاتباتى موسوم گشته اند باعث ايجاد تحولى در گردش اطلاعات و اسناد در سازمان ها شده اند. مجموعه فعاليت ها و اقدامات و تجهيزاتي كه براي توليد، طبقه بندى و ثبت مستندات اداري صرف مي شوند سيستم هاي آرشيو را تشكيل مي دهند و عمليات آرشيو الكترونيك مستندات، بطور ساده مجموعه اقداماتي است كه براي مكانيزه كردن دسترسى به اسناد و مدارك سازمانى و افزايش سرعت گردش آن در سازمان صورت مي پذيرد. اين گونه اقدامات غالباً به منظور مديريت، پشتيباني و نگهداري و توزيع ساده اطلاعات و اسناد در محيط هاي اداري و فني طراحي شده و موجب بهينه سازى عملكرد سازمان و افزايش بهره ورى مي شوند.