آرشیو الکترونیک |
---|
پرونده ها و مدارك ادارى، اسناد ملكى، گزارشها، نقشه ها، قراردادها، پرونده هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش ترين دارائيهاى اطلاعاتى سازمان ها هستند كه بايد در مورد آنها به حفاظت، نگهدارى، سرعت دسترسى، طبقه بندى و اعمال سطوح امنيتى دسترسى، توجه ويژه اى شود. بعضاً اين اسناد كه نسخ الكترونيكى هم دارند در يك محل متمركز و تحت حفاظت نگهدارى نشده و در واحدهاى مختلف يك سازمان پراكنده مى باشند. كه مى توان انبوه اين مستندات (اغلب در زونكن نگهدارى مى شوند) را در همه جا مشاهده نمود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلايل مختلف، از دست دادن منابع زمانى و ريالى زيادى را در پى دارد و تلاش هاى چند باره اى را براى بازگرداندن آنها مى شود.
در حالى كه راه حل صحيح، نگهدارى متمركز اطلاعات روى سرورهاى مركزى و طبقه بندى آنها، به روز نگهداشتن ابزارهاى حفاظت الكترونيك و نگهدارى نسخ پشتيبان از دانش سازمانى و استفاده از نرم افزارهاى آرشيو الكترونيك مى باشد. مديريت صحيح و تسهيل گردش اين مستندات در سازمان، نگهدارى نسخ فيزيكى و حفاظت آنها از جمله مسائل مهم اين حوزه مى باشد. اين سيستم ها كه به سيستم هاى مكاتباتى موسوم گشته اند باعث ايجاد تحولى در گردش اطلاعات و اسناد در سازمان ها شده اند. مجموعه فعاليت ها و اقدامات و تجهيزاتي كه براي توليد، طبقه بندى و ثبت مستندات اداري صرف مي شوند سيستم هاي آرشيو را تشكيل مي دهند و عمليات آرشيو الكترونيك مستندات، بطور ساده مجموعه اقداماتي است كه براي مكانيزه كردن دسترسى به اسناد و مدارك سازمانى و افزايش سرعت گردش آن در سازمان صورت مي پذيرد. اين گونه اقدامات غالباً به منظور مديريت، پشتيباني و نگهداري و توزيع ساده اطلاعات و اسناد در محيط هاي اداري و فني طراحي شده و موجب بهينه سازى عملكرد سازمان و افزايش بهره ورى مي شوند.
- استفاده از بایگانی در چند محل از طريق شبكههای داخلی و اينترنت
- امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی
- امکان بروز رسانی اوراق و اسناد بايگاني شده
- اعمال انواع متنوع طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان
- سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد
- استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده
- تعریف انواع مختلف اسناد بر حسب نیاز سازمان
- امکان جستجو با تمامی فیلد های تعریف شده در اسناد
- امکان گزارش گیری از عملکرد کاربران
- قفل گذاری بر روی پرونده ها برای جلوگیری از ویرایش و یا حذف شدن
- تعریف پیغام هشدار برای پرونده ها
- امکان ویرایش تصویراسناد
- امکان ردگیری و پیگیری کلیه عملیات انجام شده توسط کاربران در سیستم
- امکان گزارش گیری از عملکرد کاربران
- تعریف سطح دسترسی برای کاربران و گروه های کاربری با توجه به نقش آنها در سیستم
- تعیین سطح دسترسی کاربران به منوهای موجود در سیستم با تعیین نوع عملیات
- ارائه آمار و گزارش های متنوع مورد نیاز سازمان و مدیران
- امکان چاپ کلیه اسناد ویا یک سند از پرونده
- قابلیت شخصی سازی لیست گزارشات
- اداره کل ثبت اسناد و املاک استان خراسان جنوبی
- اداره کل ثبت اسناد و املاک استان یزد
- اداره کل ثبت اسناد و املاک استان قم
- اداره کل ثبت اسناد و املاک استان لرستان
- اداره کل ثبت احوال استان یزد
- اداره کل ثبت احوال استان کرمان
- شرکت سهامی برق منطقه ای کرمان واحد بهره برداری
- سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی استان یزد
- اداره کل ثبت اسناد و املاک استان همدان
- دانشگاه یزد
- دانشگاه علوم پزشکی شهید صدوقی یزد
- سازمان بهزیستی استان یزد
- امور اراضی سازمان جهاد کشاورزی یزد
- جمعیت هلال احمر یزد
| |
|
|
|
|
|
Copyright © 2009 شرکت پردیس فناور ایساتیس. All Rights Reserved.
Powered By: PardisIT.
|